Na pewno już dawno zorientowaliście się, że wasz smartfon zaczął być używany do wielu innych zadań niż tylko telefonowania. Możecie jeszcze bardziej poszerzyć jego zastosowanie i to całkiem praktycznie. Wysyłanie e-maili to już w dzisiejszych czasach norma, każda instytucja, firma czy osoba fizyczna posiada własny adres do korespondencji czy wymiany plików. Problem polega na tym, że jest jeszcze wśród nas wielu, którzy nie potrafią funkcjonować bez faksu. Wielu osobom łatwiej jest jeszcze wysłać dokument faksem lub też wiele instytucji czy partnerów nie przewiduje innej formy przesyłki danych. Dodatkowo gdy jesteśmy poza domem czy biurem faksu nie wyślemy. Prawda jest jednak taka, że jeśli nosimy ze sobą smartfon lub tablet to właściwie mamy już prawie wszystkie narzędzia potrzebne do wysłania faksu. Co prawda nie do końca odbywa się to tak jak sobie to wyobrażamy, ale jest alternatywą w wielu sytuacjach.

Mam tutaj na myśli usługę wirtualnego faksu. Dostawców takiego rozwiązania oraz programów i aplikacji mobilnych do jego obsługi, jest już na rynku coraz więcej. Przechodząc z fizycznego na wirtualny faks, musimy w pewnym sensie zmienić mentalność co do nowego sposobu jego obsługi. Nie używamy słuchawki, nie wklepujemy numeru na klawiaturze i nie umieszczamy dokumentu w urządzeniu, tutaj w większości pracujemy na plikach i konsoli dostarczanej przez usługodawcę. Oczywiście często dokumenty mamy w formie papierowej, więc będziemy musieli użyć skanera (lub wbudowanej w smartfon kamery), ale to mankament który jest jedyną wadą w porównaniu do praktycznie samych zalet.

Najważniejszą z nich jest możliwość korzystania z faksu bez konieczności posiadania fizycznego urządzenia. Dokumenty w formie elektronicznej wysyłamy i odbieramy wszędzie gdzie mamy dostęp do Internetu, w przeglądarce lub nawet w aplikacjach dedykowanych. Nie musimy do tego walczyć z wysyłką, męczyć się ciągłymi próbami połączeń, gdyż raz puszczony fax w sposób wirtualny będzie ponawiał próby sam kilkukrotnie. Wirtualny sposób to technologia łącząca wysyłkę faksów z informowaniem mailowym oraz podglądem dokumentów w przeglądarce.

Pliki możemy zapisać na dysk lub pozostawić w konsoli faksowej. Oprócz tego, zbędna będzie nam linia telefoniczna (dostajemy nr wirtualny), ominiemy koszty eksploatacyjne, zyskamy miejsce na biurku, intuicyjną obsługę, szybkość działania, łatwą kontrolę i proste zarządzanie.

 Wirtualny faks umożliwia wysyłanie dokumentów w popularnych formatach np. PDF, TIFF oraz graficznych : GIF, JPG czy PNG. Odbiorcy wystarczy tradycyjne urządzenie faksowe. Jedyne co należy zrobić to wybrać interesujący nas plik, wpisać numer odbiorcy (lub nawet kilku) i ewentualnie wybrać datę i godzinę wysyłki (jeśli chcemy by faks doszedł konkretnego dnia o konkretnej godzinie). Rozwiązanie skraca proces wysyłki do kilku sekund!

Inną, najważniejszą w tym momencie, zaletą jest możliwość skorzystania z wirtualnego faksu na smartfonie.  Sam używam takiego rozwiązania, więc posłużę się przykładem usługi, którą testuję od dłuższego czas, mianowicie FreecoNet.pl. Dzięki oficjalnej, darmowej aplikacji FreecoNet na Androida mogę teraz jeszcze łatwiej wysyłać faksy wprost z tabletu lub telefonu.

Program pozwala śledzić postęp faksów na ekranie smartfona, archiwa wykonanych „kampanii”, czy mieć stały podgląd w konsolę wirtualnego faksu. Nie trzeba jednak ciągle się tam logować, bo możemy poprosić o wysyłanie informacji o faksie na maila lub nawet otworzyć go na skrzynce mailowej. Przychodzący fax równa się otrzymanemu mailowi, smartfon od razu poinformuje nas znanym nam dźwiękiem, jaki ustawiliśmy dla powiadomień mailowych. Aplikacja pozwala też zsynchronizować kontakty z książki telefonu i konta FreecoNet.

Zasadę działania przedstawia grafika wykonana przez FreecoNet:

Na smartfonie/tablecie pliki możemy wysyłać z kart pamięci, co pozwala na użycie poręcznego skanera na karty microSD (jeśli potrzebujemy dokładnego skanu) bądź zrobienie zdjęcia (aparaty w mobilnych urządzeniach są przecież coraz lepsze) i wysłanie go jako faks. Korzystając ze smartfona możemy zastosować, więc metodę:

Program oprócz dostępu do galerii zdjęć (gdzie znajdą się również nasze skany z karty pamięci) pozwala też na wejście do folderów DropBoxa i innych programów opartych o zasadę wirtualnej przestrzeni dyskowej w chmurze, więc będziemy mogli dostać się do naszych danych z komputerowego folderu.

Skorzystać możemy też z aplikacji „Mobile doc scanner„, która zamienia zrobione smartfonem zdjęcie w wyraźniejszy plik. (oczywiście pomijamy tutaj możliwość wysłania pliku mailem, gdyż zakładamy, że odbiorca korzysta z faksu). Aplikacja automatycznie wykryje granice, skoryguje dystorsję oraz wyrówna jasność, by dokumenty były czytelne. Pełna wersja programu kosztuje ok. 15 zł.

Wypada jeszcze wspomnieć o wydatkach na takie rozwiązanie. Koszt wirtualnej maszyny faksowej (pełna opcja: odbieranie i wysyłanie) to ok. kilkunaście zł brutto za miesiąc (i ewentualne koszty numeru telefonu oraz wysłanych plików). Gdy zdecydujemy się na korzystanie z przenośnego skanera musimy liczyć się jeszcze z dodatkowym kosztem urządzenia (200-300 zł).

Koniec części pierwszej, w następnym wpisie pokaże w jaki sposób korzystać z faksu na urządzeniach z iOS oraz BlackBerry.